Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
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Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.
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Ahora que conoces la importancia de una buena gestión documental, y los peligros de descuidarla, es hora de conocer las mejores herramientas para poner en práctica este control.
Integridad: Es elementary garantizar la autenticidad y veracidad de la información contenida en los documentos.
La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.
Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.
La cantidad exacta depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. Los principales beneficios que esto implica son:
El sistema de gestión documental se está transformando en una pieza cada vez más esencial para las organizaciones. La cantidad de información creada por las empresas actuales crece vertiginosamente, y los antiguos sistemas de almacenamiento empresariales presentan muchas carencias.
La adopción de un DMS puede conducir a una reducción significativa de costes en varias áreas de la organización:
Controlar los accesos para respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.
En la práctica, esto significa que puede extraer información de cualquier documento impreso o escrito a mano de forma rápida y precisa. De esta manera, ahorra tiempo y cut down significativamente el riesgo de errores manuales en la conversión de estos materiales.
Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,